– Offentlighetsprincipen gör det möjligt!

Notera: Detta är första versionen av en guide som kommer uppdateras och förbättras kontinuerligt!

Har du någonsin funderat över hur mycket pengar din kommun betalade för den där nya byggnaden i staden?

Eller kanske har du läst en nyhetsartikel om en myndighets arbete och funderat på de omständigheter och fakta som ligger bakom artikeln?

Kanske är du intresserad av en fastighet i närheten av ditt hus, eller att du försöker avslöja fakta om något som hände för många år sedan.

Det här är bara några få exempel på när Offentlighetsprincipen kan vara bra att använda. Här i Sverige har vem som helst rätt att begära tillgång till information från offentligt finansierade organisationer.

Du kan be centrala och lokala myndigheter, sjukvården, försvaret, statligt finansierade skolor och tillsynsmyndigheterna för institutioner som välgörenhetsorganisationer, företag och andra organisationer om uppgifter och handlingar – och om de har det måste de svara.

Alla är inte medvetna om att de har denna rättighet, och om de gör det vet de ofta inte var de ska börja. Det är därför som vi 2016 startar FrågaStaten, en webbplats som främjar användandet av Offentlighetsprincipen. Vi vill göra det så enkelt som möjligt att begära ut allmänna handlingar – det är din rättighet.

Liksom flera av våra projekt, hjälper det dig att komma i kontakt med offentlig sektor. Vi publicerar också din korrespondens på nätet så att andra kan dra nytta av dina resultat. Du bidrar till att göra offentlig information offentlig!

Vad kan du begära ut?

Notera att Offentlighetsprincipen och Tryckfrihetsförordningen omfattar din rätt att begära ut fakta och siffror, data och, ja… all registrerad information som offentlig sektor producerar i sin verksamhet, dock med vissa undantag.

FrågaStaten är inte till för att du ska begära ut information om dig själv eller annan privat person. Det är inte heller platsen för luddiga, indirekta frågor eller förfrågningar om yttranden och åsikter. Dessutom är det ingen poäng att begära ut handlingar som organisationen inte innehar, eller som redan finns tillgängligt offentligt på deras hemsida.

På FrågaStatens hjälpsidor finns det mer information om detta, liksom länkar till bra källor.

Hur gör man en förfrågan?

(Observera att första versionen av denna guide lånar bilder med engelsk text från systerplattformen WhatDoTheyKnow.com i Storbritannien. Bilder från FrågaStaten.se kommer snart!)

Vi startade FrågaStaten för att göra processen att begära ut allmänna handlingar enkelt och tillgängligt för alla.

För att du ska se exakt hur man gör , har vi här sammanställt en guide nedan. Följ dessa steg så kan du också göra en begäran om allmän handling.

1. Gå till FrågaStaten.se

 

FrågaStaten.se är vår webbplats där du kan göra en begäran om allmän handling med stöd av Offentlighetsprincipen: du hittar FrågaStaten här.

2. Kontrollera att ingen annan redan har begärt ut den information du vill begära.

Innan du gör din förfrågan råder vi dig att söka via valfri sökmotor eller på FrågaStaten för att säkerställa att informationen inte redan har publicerats. Du ska inte begära ut handlingar som redan finns öppet publicerade, på FrågaStaten eller annan webbplats eller motsvarande.

Om du redan har gjort det, gå direkt till steg 3.

Du kan använda sökrutan till höger på FrågaStatens hemsida för att kontrollera om uppgifterna redan finns på vår webbplats.

Sök efter namnet på den myndighet som du vill göra din förfrågan till.

 

 

 

Personen i exemplet letar efter kommunalrådet i sin hemstad Brighton, eftersom personen vill ställa en fråga om pågående utveckling i kommunen. Personen klickar sig vidare till kommunalrådets sida. Där kan personen se att 1,789 förfrågningar redan har gjorts till kommunen genom plattformen.

 

 

Därefter frågar personen sig själv: “Täcker någon av sökresultaten det som jag planerar att begära ut som allmän handling? Jag söker genom dem för säkerhets skull.”

 

 

Personens begäran gäller Circus Street, så hen söker efter Circus Street. Det är en ganska ny fråga. Därför kommer personen att begränsa sina resultat till de senaste åren – hen är inte intresserad av frågor om samma gata som gjorts för flera år sedan.

 

 

Personen kan fortsätta att förfina sina resultat så att hen bara ser förfrågningar som har varit framgångsrika – det vill säga när kommunen har lämnat ut de uppgifter som efterfrågats.

 

 

Detta begränsar resultaten, och det är lätt för personen att se att frågan inte har ställts tidigare. Det är också värt att klicka på länken “olösta förfrågningar” för att kontrollera att det inte finns en likadan begäran som väntar på ett svar.

3. Formulera din begäran

När du är säker på att ingen har gjort en likadan begäran tidigare, kan du göra din egen. Personen klickar på den gröna knappen (den är gul på FrågaStaten) längst upp på sidan:

 

 

Skriv in en rad som sammanfattar din begäran i form av en titel. När du gör det, kommer FrågaStaten att föreslå liknande förfrågningar som redan har gjorts – ett ytterligare sätt att se till att varken du eller myndigheten dubbelarbetar om samma begäran.

 

 

I exempelbilden ovan är ingen av dessa svar relevanta, så användaren går vidare och formulerar sin begäran.

 

Det finns några praktiska tips i högerspalten: se till att hålla ditt meddelande kortfattat och fokuserat. Det ger bäst resultat.

Ta inte med synpunkter eller klagomål: myndigheten är endast skyldig att svara på förfrågningar om information. Fråga Staten är inte en plattform för åsikter och tyckande.

Var noga med att ange ditt namn. Eftersom du har rät att vara anonym kan du istället ange en pseudonym under “Med vänlig hälsning”-signaturen.

Läs gärna noteringen vid slutet av meddelandet (exempelbild med svensk text kommer snart):

 

Förfrågningar gjorda via FrågaStaten publiceras på webbplatsensamtidigt som förfrågningar skickas till den offentliga myndigheten – allt handlar om att göra information tillgänglig för alla.

Kom ihåg hur du sökte för att se om någon redan hade ställt denna fråga? Om de hade gjort det, skulle det ha sparat dig, och myndigheten, både tid, energi och pengar – det är därför webbplatsen gör allt offentligt.

Ett resultat är att om du använder webbplatsen, kommer ditt namn också att publiceras. Om du föredrar för att det inte ska hända, skulle du kunna göra din begäran med hjälp av en pseudonym. Om du tänker använda en pseudonym så läs våra råd kring ämnet först.

4. Kontrollera din begäran

Klicka på “förhandsgranska din offentliga begäran” för att kontrollera innan du skickar den.

Om du vill ändra i din begäran, t ex lägga till eller ta bort, kan du klicka på “redigera denna begäran”.

När du är klar, klicka på “skicka förfrågan”.

 

5. Registrera eller logga in

 

 

Om det är första gången du använder webbplatsen måste du registrera dig för att FrågaStaten t.ex. ska kunna uppmärksamma dig när du får ditt svar.

Ange din e-postadress, namn (eller pseudonym, se SCB:s namnstatistik för tips på kombinationer) och ett lösenord till höger på sidan. Kontrollera sedan din e-post för bekräftelselänken innan du kan fortsätta. Om du inte kan hitta e-postbekräftelsen, kontrollera din skräppostmapp.

Du behöver bara gå igenom denna process en gång. Om du har ett konto, och är inloggad på webbplatsen, är din begäran skickad så fort du klickar på “Skicka”-knappen.

6. Vänta på ditt svar

 

 

Din begäran om allmän handling har skickats enligt exemplet ovan.

När myndigheten svarar kommer FrågaStaten att skicka ett automatiskt e-postmeddelande till dig. Svaret publiceras även på webbplatsen; ett e-postmeddelande kommer att innehålla länkar till svaret.

Du får kommentera svaret, och om myndigheten ber om klargörande kan du skicka en uppföljning kring din begäran om så skulle behövas.

Lägg märke till datum på skärmbilden ovan: myndigheter i England har 20 arbetsdagar på sig att svara. I Sverige ska myndigheter svara “skyndsamt” vilket innebär 1-2 arbetsdagar. Om du inte har fått något svar inom rimlig tid, kommer webbplatsen automatiskt att skicka dig information om nästa steg som du bör ta.

Det är allt! Om det är något du behöver veta, hoppas vi att du vill fortsätta och ge FrågaStaten.se ett försök.

En sista tanke

Många kommuner offentliggöra proaktivt information som exempelvis kommentarer på planering – vilket innebär att en begäran som görs ovan av en person i exemplet inte skulle vara nödvändigt. Det är alltid bra att kontrollera deras hemsida först, för att spara tid, pengar och energi för både dig och myndigheten.

Om kommunen inte publicerar denna typ av information som en självklarhet, då kan processen att göra en begäran om allmän handling resultera i två saker.

För det första gör det kommunens svar offentligt, så att alla kan se det – och för det andra går det att visa att det finns en efterfrågan på denna typ av information. Din begäran kan visa på ett allmänt intresse för att din kommun ska börja publicera mer information.

Härnäst kommer vi dela de bästa tipsen om hur du gör en ansvarsfull och effektiv begäran om allmän handling. Dessutom kommer vi publicera en stor inspirationslista på idéer kring vad du kan begära ut!

Tack för att du läst ända hit! Denna guide är fritt översatt från engelska originaltext som går att finna hos organisationen MySociety.org

Har du synpunkter och förslag inför kommande förbättringar av guiden välkomnar vi det med glädje! Mejla till mattias[snabel-a]okfn[punkt]se.